31 marzo 2014

Sommersi dalle e-mail

Tecnologie
di Silvia Guzzetti
Lavoriamo troppo e siamo droga­ti da posta elettronica e telefoni­ni, con gravi conseguenze per la nostra salute e il benessere del­la vita famigliare. Parola di Tom Jackson, uno dei più importanti esperti internazionali di flusso delle informazioni, che consiglia – proprio lui – di staccare il computer e spegnere il te­lefonino. Basta andare ad una delle sue lezioni, nel­la facoltà di Economia dell’università di Loughborough, dove dirige il centro di Information and knowledge management ovvero «Gestione delle informazioni», per capire quanto sono pericolosi troppi suo­ni, bip e messaggi che arrivano tutti insie­me.
La condizione nella quale viviamo, nor­malmente, oggi. «Se un eccesso di infor­mazioni – ovvero overload of information, materia nella quale mi sono specializzato – si verifica in un ufficio, capita un disastro che si può tenere sotto controllo. Se si trat­ta di una cabina di pilotaggio di un elicot­tero le cose vanno ben diversamente: si ac­cende una spia e si sente uno strano ru­more; il pilota è assalito da mille pensieri. 'Che cos’è il problema?', 'Non riesco a ca­pire che cosa sta succedendo?', 'Devo con­sultare il manuale di guida oppure no?','Che cosa succederà alla mia fami­glia?' ». Proprio la situazione che il professor Jack­son simula ogni volta, dentro l’aula uni­versitaria, proiettando sul grande schermo la cabina di un elicottero e facendo volare elicotterini telecomandati oltre il proietto­re, sulle teste degli studenti, verso un at- terraggio sicuro. «È il modo in cui il pilota fa i conti con questo uragano di informa­zioni a determinare se l’operazione andrà in porto. La stessa cosa capita a me duran­te la lezione.
A volte ce la faccio a tenere i nervi saldi e atterrare senza problemi. Al­tre volte c’è lo schianto e, per gli studenti, questa è la dimostrazione più efficace di quanto sia importante il mio corso», con­tinua Jackson. Studiare con lui aiuta i futuri manager del Regno Unito a riconoscere il tanto famige­rato stress, esplorando il primo modello matematico che ha definito, con precisio­ne, che cosa sia un eccesso di informazio­ni. Ne fanno parte fattori personali come la sensazione di non farcela e altri, più ogget­tivi, come il volume di notizie, la loro qua-­lità, la novità del compito che ci è stato af­fidato e quanto tempo abbiamo a disposi­zione per svolgerlo. Se, per esempio, l’in­carico è difficile e il tempo che abbiamo breve, ci stressiamo e rischiamo di fallire. Se questa difficile condizione dura per lun­ghi periodi di tempo la salute ne risente. La pressione sale, si rischiano malattie di cuo­re, problemi mentali e diabete. Il professor Jackson lavora con impiegati di società im­portanti e del governo britannico e studia come gli individui fanno i conti con un so­vraccarico di informazioni in ufficio. U­sando il suo modello riesce a determinare qual è il livello di stress in una certa orga­nizzazione e come ci si può fare i conti.
«Ab­biamo appena finito di lavorare con un’im­portante agenzia governativa e abbiamo calcolato il livello di stress di 30 impiegati e manager in un periodo di 3 mesi misu­rando, 6 volte al giorno, i livelli di cortisolo e la pressione del sangue – spiega il profes­sore –. Abbiamo scoperto che le e-mail pro­vocano i livelli di stress più alti perchè la gente ne è dipendente e non riesce a igno­rarle. Di solito, in ufficio, si risponde a una mail entro 6 secondi ma ci vogliono 64 se­condi per riprendersi dall’interruzione e tornare al proprio lavoro, perché il cervel­lo deve svuotarsi del nuovo compito portato dal messaggio e riprendere il vecchio. Spes­so un impiegato riceve fino a 96 emails in una giornata di lavoro e ha soltanto 3 mi­nuti di pausa tra un messaggio e l’altro». Una situazione che viene aggravata dal fatto che il nostro cervello può fare i conti soltanto con un minimo di 11 e un massimo di 15 compiti nello stesso momento prima di diventare sovraccarico, affaticato e non più produt­tivo.
Ogni nuova mail rappresenta un altro incarico e, se non lo completiamo, il cer­vello la memorizza come un lavoro che de­ve svolgere. Per questo è importante rac­cogliere le mails e guardarle soltanto ogni 40 minuti. «Purtroppo abbiamo verificato che non servono a molto programmi di trai­ning per far capire agli impiegati che sono vittime di una 'dipendenza da mail' per­ché, dopo qualche settimana, tornano al vecchio comportamento – continua Jack­son –. È molto più efficace inserire una fi­nestrella nella barra di comandi del com­puter. Schiacciandola l’impiegato scoprirà se ha rispettato i tempi giusti per guardare una e-mail o se si è fatto ricatturare dall’a­bitudine nociva di aprirle in continuazio­ne ». Secondo Jackson può capitare oggi di esse­re riuniti in famiglia e ciascuno guarda il telefonino o il tablet anzichè parlare con gli altri: «L’individualismo digitale rischia di distruggere le comunità locali. Nel mondo vengono inviati 198.000 tweets ogni minu­to, però non conosciamo più i nostri vici­ni, quelli che una volta tenevano d’occhio i nostri figli e ci avvertivano se facevano qualcosa che non andava bene».
«Avvenire» del 25 marzo 2014

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